Een goed debiteurenbeheer is altijd van belang, dus ook op het moment dat het relatief goed gaat met onze economie. In de praktijk zien wij nog wel eens voorbij komen dat er binnen een onderneming onvoldoende aandacht is voor het debiteurenbeheer, waardoor de debiteurenportefeuille fors is. In een tijd van economische groei en ‘genoeg werk’ is er immers vaak meer aandacht voor het behalen van omzet en komt het incasseren van omzet op de tweede plaats. Een onjuiste handelswijze, want een goed debiteurenbeheer is net zo belangrijk voor (het behouden van) een gezonde onderneming.
Wacht niet te lang met incasseren
Als ondernemer heeft u vertrouwen in de partijen met wie u zaken doet. Een goede zakelijke relatie is goed voor de handel en levert omzet op. Indien uw facturen na het verstrijken van de betalingstermijn onbetaald worden gelaten, bent u wellicht niet direct geneigd uw klant op betaling van uw vordering aan te spreken, bijvoorbeeld om de goede zakelijke relatie niet te schaden of omdat de prioriteit naar andere zaken binnen uw onderneming gaat. Het resultaat is dat er lang gewacht wordt met het incasseren van vorderingen en de debiteurenportefeuille groter wordt. Deze handelswijze is niet gunstig voor de liquiditeit van uw onderneming.
Het feit dat het beter gaat met onze economie betekent nog niet dat er geen faillissementen meer worden uitgesproken of dat alle klanten hun betalingsverplichtingen stipt nakomen. Integendeel, nog steeds worden er faillissementen uitgesproken en nog steeds worden vorderingen onbetaald gelaten. In het geval dat een onderneming haar debiteurenportefeuille niet op orde heeft, wordt het onbetaald laten van vorderingen pas in een laat stadium opgemerkt, soms met alle gevolgen van dien. Zo kunt u worden geconfronteerd met een faillissement van uw klant en blijft u met de schade achter.
Een gestructureerd debiteurenbeheer
Om zoveel mogelijk te voorkomen dat u schade lijdt, is een goed debiteurenbeheer van belang. Dit betekent dat u uw klanten een betalingsherinnering toestuurt op het moment dat de betalingstermijn van de factuur is komen te vervallen en u tijdig contact met uw klanten zoekt op het moment dat betaling uitblijft. Het is het meest eenvoudig hier een standaardwerkwijze voor te ontwikkelen. Zo weet u altijd wat de volgende stap is, maar kunnen uw werknemers op eenvoudige wijze dezelfde werkwijze hanteren.
Het op betaling aanspreken van uw klanten staat een solide zakelijke relatie met uw klant in beginsel niet in de weg. Mocht uw klant de zakelijke relatie willen beëindigen omdat u hem op betaling heeft aangesproken, dan is het wijs om u af te vragen wat hier de reden van is en of u de zakelijke relatie wel wenst voort te zetten met een klant die achterblijft met betalen. Onbetaalde omzet is immers geen omzet.
Betaling blijft ondanks inspanningen uit
Heeft u uw klant meerdere malen zowel schriftelijk als telefonisch aan de openstaande vordering herinnerd en betaalt uw klant alsnog niet? Dan is het zaak niet te lang te wachten en verdere maatregelen te nemen, zoals het starten van een buitengerechtelijk incassotraject, een incasso kort geding of misschien wel het leggen van conservatoir beslag.
De specialisten van Te Biesebeek Advocaten in Zwolle kunnen u helpen bij het incasseren van uw openstaande vorderingen en u voorzien van een helder en goed advies. Neem voor meer informatie vrijblijvend contact met ons op of kijk voor meer informatie op onze incassowebsite: www.tebiesebeekincasso.nl.