Wanbetalers: iedere onderneming wordt er vroeg of laat wel een keer mee geconfronteerd. In de praktijk krijgen wij regelmatig de vraag voorgelegd of wanbetalers zijn te voorkomen en hoe men in het geval van wanbetaling dient te handelen.
Het zal u maar gebeuren, u rondt een opdracht tijdig af – maar betaling van uw factuur blijft uit. Helaas kan dit niet altijd worden voorkomen, maar een goed debiteurenbeheer kan hier wel bij helpen. In dit artikel geven wij de volgende tips voor een goed debiteurenbeheer.
Met wie gaat u in zee?
Kies uw klanten met zorg uit. Controleer de gegevens van uw klant in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en sluit overeenkomsten met de daartoe bevoegde persoon. Daarnaast weet u van nieuwe klanten niet of zij betalingsverplichtingen tijdig nakomen. Vraag in dit geval een voorschot. Dit geldt ook voor klanten die in het verleden niet tijdig hebben betaald. Op deze manier weet u direct waar u aan toe bent.
De overeenkomst
Zet de gemaakte afspraken op papier, inclusief de betaalafspraken. Wanneer en welk bedrag dient de debiteur te betalen? Door het vastleggen van de afspraken kan discussie achteraf zoveel mogelijk worden voorkomen. Hanteert u algemene voorwaarden? Let er dan goed op dat deze bij het sluiten van de overeenkomst worden overeengekomen
Overzichtelijke administratie
Zorg voor correcte facturen en verstuur deze op tijd. Controleer bij het opstellen van de factuur de factuurdatum en de betalingstermijn, heeft u de juiste data vermeld?
Vervolgens is het zaak om bij te houden of uw debiteuren tijdig betalen. Is een betalingstermijn verstreken, onderneem dan direct actie: stuur een herinnering of neem telefonisch contact op met uw debiteur. U hoeft zich hier niet bezwaard over te voelen, de debiteur is zijn afspraken niet nagekomen en u laat zien dat u uw administratie op orde heeft.
Wat als de debiteur dan nog niet betaalt?
Haal de geleverde producten bij de klant op. Hiervoor dient een eigendomsvoorbehoud te zijn overeengekomen én dient de klant medewerking te verlenen aan afgifte van de producten. Bij een eigendomsvoorbehoud wordt de klant pas eigenaar van de geleverde producten nadat betaling heeft plaatsgevonden. Dit kan ook in uw voordeel werken op het moment dat de klant failliet gaat, uw goederen vallen dan niet in de faillissementsboedel.
Schort uw verplichtingen op. Verricht geen werkzaamheden meer op het moment dat de debiteur zijn betalingsverplichtingen niet nakomt. Het opschorten van uw verplichtingen mag niet zomaar, hiervoor dient u aan bepaalde voorwaarden te voldoen.
Trap niet in uitstelsmoesjes. Natuurlijk is het mogelijk dat uw debiteur uw factuur wegens omstandigheden niet heeft voldaan of per ongeluk over het hoofd heeft gezien. Dit kan gebeuren. Waak er echter wel voor dat u niet voor de gek wordt gehouden en dat u een langere periode mee gaat in het verhaal van de debiteur. Maak duidelijke betaalafspraken. Komt de debiteur deze afspraken niet na? Confronteer de debiteur hier dan mee, bij voorkeur per telefoon – dit is persoonlijker.
Hulp nodig bij wanbetaling?
Heeft u werkelijk alles geprobeerd, maar gaat uw debiteur nog niet tot betaling over? Wacht dan niet te lang, want onbetaalde facturen zijn slecht voor uw cashflow en zijn in de praktijk vaak de oorzaak van een faillissement. Wij kunnen u helpen bij het incasseren van uw vordering. Meer weten? Neem dan contact op met Te Biesebeek Advocaten of kijk op www.tebiesebeekincasso.nl.