Controleert u of degene met wie u zaken doet wel vertegenwoordigingsbevoegd is? In veel gevallen wordt deze stap overgeslagen. Bij het aangaan van een overeenkomst doet u er echter verstandig aan te onderzoeken wie bevoegd is de overeenkomst namens de onderneming te sluiten. Dit voorkomt discussies over de vraag of een B.V. of VOF ten tijde van het sluiten van de overeenkomst rechtsgeldig is vertegenwoordigd.
Of iemand vertegenwoordigingsbevoegd is, kan in het handelsregister van de Kamer van Koophandel worden gecontroleerd. Niet alleen kan uit deze gegevens volgen of iemand wel of niet vertegenwoordigingsbevoegd is, maar ook of deze persoon slechts tot een bepaald bedrag, dan wel enkel in combinatie met anderen bevoegd is.
Risico niet vertegenwoordigingsbevoegd
Indien u een overeenkomst sluit met een persoon die niet vertegenwoordigingsbevoegd is, is de onderneming -met wie u eigenlijk een overeenkomst wilde sluiten- niet aan de gemaakte afspraken gebonden. Immers, de vertegenwoordigingsbevoegde van de onderneming heeft niet met de overeenkomst ingestemd. U kunt de onderneming in beginsel niet aanspreken op nakoming van de overeenkomst, hetgeen financiële gevolgen kan hebben in het geval u reeds met de uitvoering van de overeenkomst bent gestart. Vaak komt het ontbreken van de vertegenwoordigingsbevoegdheid pas na het versturen van de factuur aan het licht.
In een recente uitspraak van de Rechtbank Overijssel, sector kanton, wordt het bovenstaande nog maar eens bevestigd. In deze kwestie verschilden partijen van mening over de rechtsgeldigheid van een overeenkomst.
De casus
Uit de uitspraak blijkt dat in deze casus uit het uittreksel van de Kamer van Koophandel volgt dat de indirecte bestuurders van de onderneming (A) alleen gezamenlijk bevoegd waren. Desondanks was de centraal staande overeenkomst door slechts één bestuurder ondertekend (met de tenaamstelling van de andere bestuurder).
De partij (B) die aanspraak maakte op nakoming van de uit de overeenkomst voortvloeiende betalingsverplichting, stelde zich op het standpunt dat zij erop mocht vertrouwen dat de overeenkomst rechtsgeldig was gesloten. Immers, een eerdere gesloten overeenkomst was ook slechts door één bestuurder ondertekend. Hierdoor had B er op kunnen vertrouwen dat de andere partij maar door één bestuurder behoefde te worden vertegenwoordigd. B miskende echter dat bij het aangaan van de eerste overeenkomst weliswaar de handtekening van één bestuurder was gezet, doch dat beide bestuurders bij het maken van de afspraken aanwezig waren én hebben ingestemd met de overeenkomst. Op die manier was A bij de eerdere overeenkomst dus rechtsgeldig vertegenwoordigd en werd A gebonden aan die overeenkomst, ook al stond daar maar één handtekening onder.
Het door B gedane beroep op het zogenaamde opgewekte vertrouwen, gaat in dit geval niet op. Het gebonden raken aan een overeenkomst komt namelijk niet tot stand door ondertekening van de overeenkomst, doch doordat de beide bestuurders tegenover B akkoord zijn gegaan met de betreffende overeenkomst. Zoals het vonnis beschrijft heeft B uit die enkele handtekening niet mogen afleiden dat de beide bestuurders van A dus ieder afzonderlijk bevoegd waren om de vennootschap te vertegenwoordigen. B had dus niet mogen afgaan op het feit dat de bestuurders maar één handtekening op de overeenkomst hadden gezet, maar zij had af moeten gaan op de informatie in het handelsregister.
Het beginsel dat degene die met de vennootschap handelt geacht wordt uit het handelsregister het vertegenwoordigingsregime van die vennootschap te kennen, weegt hier dus zwaarder.
A is dus niet gebonden aan de overeenkomst, omdat niet kan worden vastgesteld dat A bij het sluiten van de overeenkomst rechtsgeldig, namelijk door de twee bestuurders gezamenlijk, was vertegenwoordigd. Van feiten of omstandigheden op grond waarvan B zich op het gerechtvaardigde schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid kon beroepen, is niets gebleken. Daarbij komt dat A direct na ontvangst van de factuur welke betrekking hadden op de overeenkomst waaraan zij niet gebonden blijkt, heeft gereclameerd en te kennen heeft gegeven deze factuur niet te zullen voldoen, daar A de betreffende overeenkomst niet met B heeft gesloten. Het werd B vervolgens vrij snel duidelijk dat de overeenkomst was gesloten met de aan één van de bestuurders van A gelieerde vennootschap. Nadat dit duidelijk was, heeft B de kosten -welke voortvloeiden uit de overeenkomst- bij die betreffende vennootschap in rekening gebracht. B weigerde echter om de kosten van voor het moment dat de gewenste duidelijkheid bestond bij de vennootschap van de bestuurder van A in rekening te brengen.
Bevoegdheid binnen de onderneming
Een overeenkomst kan dus alleen rechtsgeldig tot stand komen indien de daarvoor bevoegde personen (in woord en/of gebaar) akkoord zijn gegaan met die overeenkomst. Het is mogelijk dat een overeenkomst die door een onbevoegde persoon is gesloten, later door de vertegenwoordigingsbevoegde wordt bekrachtigd. Dit gebeurt echter niet in alle gevallen. Om deze reden is het hoe dan ook verstandig de gegevens van de Kamer van Koophandel tijdig te raadplegen.
Advocaat vertegenwoordigingsbevoegdheid
Heeft u een vraag op het gebied van vertegenwoordigingsbevoegdheid? Of wilt u meer weten over het rechtsgeldig sluiten van overeenkomsten of (de schijn van) vertegenwoordigingsbevoegdheden? Neem dan vrijblijvend contact op met een van de specialisten van Te Biesebeek Advocaten in Zwolle. Onze advocaten zijn gespecialiseerd op het gebied van contractenrecht en kunnen u voorzien van een helder en daadkrachtig advies.